Acerca de los repositorios institucionales

Si hay un servicio en las universidades que esté adquiriendo una gran relevancia y que suponga “la cara visible” de la ciencia en este tipo de instituciones, esta es sin duda los repositorios institucionales (RI), sobre todo orientados a Acceso abierto (OpenAccess).

Según la definición de Clifford Lynch del 2003, referido al caso universitario, son un conjunto de servicios ofrecidos a la comunidad científica para la gestión y diseminación de los materiales en formato digital generados por su comunidad.

Hablando de forma más coloquial, se trata de una base de datos o una plataforma con una tecnología adaptada a las necesidades de una institución, compuesta por un grupo de servicios destinados a capturar, almacenar, ordenar, preservar y distribuir la documentación académica de la universidad en formato digital. Está compuesta principalmente por un software, metadatos, formatos y métodos de preservación.

Según SPARC, un RI, debe cumplir lo siguiente:
- Pertenecer a una institución
- Deben ser de ámbito académico
- Son acumulativos y perpetuos
- Son abiertos e interactivos

Los principales usos que se dan a los RIs son:
- Comunicación académica
- Conservación de materiales de aprendizaje y de cursos
- Publicaciones electrónicas
- Organización de las colecciones de documentos de investigación (alojamiento de la producción científica y actividades académicas de una institución)
- Conservación de materiales digitales a largo plazo.
Con los RIs la institución, debería aspirar a conseguir los siguientes objetivos:
- Aumento del prestigio de la universidad que expone sus investigaciones académicas (visibilidad, imagen)
- Relevancia institucional del papel de las bibliotecas
- Compromiso de gestores y autores para llegar a la sociedad en general
- Reutilización de la información (de los datos para posteriores investigaciones)
- Conocimiento sobre la dirección
- Evaluación de la investigación
- Soporte a la toma de decisiones

Para todo ello, la institución suele definir un modelo de servicio que defina de forma precisa cómo se usará el sistema y qué tipo de servicio ofrecerá. Algunas universidades, crean su repositorio institucional para guardar solamente investigaciones académicas, otras incluyen tesis de alumnos, materiales docentes o culaquier tipo de informes universitarios susceptibles de ser digitalizados o que ya sean en formato digital.

Otro reto importante de los RIs es conseguir nuevos valores que hasta ahora eran difíciles de conseguir, como por ejemplo: definición de incentivos para los autores, impacto, reconocimiento de la institución, uso de la evaluación (curricular) de la producción científica, por lo tanto, puede ser una marca de calidad e identidad de la institución.

Normalmente, los repositorios suelen ofrecer servicios gratuitos, sobre todo de soporte los autores en el proceso de autoarchivo y espacio de almacenamiento, entre otros; pero también pueden ofrecer servicios de pago (Premium) que pueden ser de espacio adicional de almacenamiento, etc...

Es importante definir el papel de las bibliotecas porque es allí donde están las personas expertas en el tratamiento de los datos y que deberán gestionar y normalizar la información y los datos, así como facilitar que esta llegue a la sociedad en general. Las universidades deben definir un grupo de trabajo que defina y mantenga el RI, con la clara implicación de las bibliotecas y diferentes perfiles de gestores de la investigación, así como la colaboración e implicación de su comunidad científica.

Hay que tener siempre en cuenta, no obstante, que no es lo mismo almacenar que publicar y que, por ejemplo, un RI puede contener documentación que todavía no ha sido publicada, como por ejemplo, un artículo que todavía no ha pasado el proceso de peer review.

Podemos encontrar toda la información sobre RIs en España en los portales:

- ROAR (108 RIs en España)
- OpenDOAR (82 RIs en España)

Por último, destacar la importancia de conectar los sistemas de información de la Gestión de la investigación de las instituciones para que, a la vez nutran a los RIs y los sistemas se nutran de los RIs, es una conexión bidireccional que lleva a cerrar el ciclo de vida de la producción científica existente en la institución.

Algunos ejemplos de RIs:

- Academia-e (UPNA). Utiliza el software DSpace.
- ADDI (UPV/EHU). Utiliza el software DSpace.
- Biblos-e Archivo (UAM). Utiliza el software DigiTool.
- Zaguar (UZA). Utiliza el software CDSware.
- DDD (UAB). Utiliza el software CDSware.
- E-Repositori (UPF). Utiliza el software DSpace.
- UVADoc (UVA). Utiliza el software DSpace.
- eArchivo (UC3M). Utiliza el software DSpace.
- Helvia (UCO). Utiliza el software DSpace.
- CBUG. Utiliza el software DSpace.
- O2 (UOC). Utiliza el software DSpace.

Podemos observar el uso extendido de DSpace.

Más información en:
- http://www.ub.edu/bid/pdf/20meler4.pdf
- http://www.recolecta.net
- http://roar.eprints.org
- http://www.opendoar.org/